26 september 2008

Besparen op zakenreis goed mogelijk

Utrecht/Amsterdam - Noem het verkeerde zuinigheid. Of misschien wel valse bescheidenheid. Maar voor het midden- en klein bedrijf is het verzorgen van zakenreizen vaak een doe-het-zelf-klus voor handige medewerkers.
Door Arnold Burlage

"De organisatie van zakenreizen wordt vaak verzorgd door de secretaresse of een zakelijk vriendje", weet topman Joop Drechsel van BCD Travel. "Het is een wereldwijd verschijnsel en niet onbegrijpelijk. Vooral in het mkb wordt op de kleintjes gelet, maar juist daar kan bij 'global business' van de grote internationale zakenreisbedrijven worden geprofiteerd."

Het mkb en de reisbedrijven, groot of klein, hebben elkaar feitelijk lang links laten liggen. "Maarnu zoeken beiden partijen elkaar op", constateert Drechsel. "Het is ook geen geringe markt. Bijna de helft van de totale markt van 600 miljard doller - wereldwijd - betreft zakenreizen van het mkb waarvoor geen reismanagement of reisbedrijf is ingeschakeld."

Daarom benadrukken verschillende reisorganisaties hun bestaansrecht: er valt voor het mkb veel geld te besparen. Daan Lenderink, directeur van Schiphol Travel, rekent voor: "Een dagretour Rome kost, geboekt via internet, € 843. Wij leveren hetzelfde ticket voor €324, ruim € 500 goedkoper dus."

Hoe dat kan? "Door gebruik te maken van tariefconstructies met zogenaamde weekendretours, die slechts deels worden gebruikt en die online niet verkrijgbaar zijn", legt Lenderink uit.

"Bij reizen met meerdere bestemmingen, zogenaamde 'circle trips', is online boeken vrijwel altijd duurder. Reden is de complexe tarievenstructuur in Europa. Hoe hoger het ervarings- en opleidingsniveau van reserveringsmedewerkers, hoe beter deze de weg weet in de tarievenoerwoud en hoe voordeliger het ticket wordt.

En ingewikkeld is het... Naar een eenvoudige bestemming als Londen bestaan al ruim honderd tarieven met verschillende restricties. Besparingen van mer dan €1000 op een intercontinentaal ticket zijn daarom geen uitzondering! Een retour Doebai kan met een simpele en volledig legale constructie €1300 voordeliger worden dan het normale tarief.

Volgens Ed Berrevoets, directeur van VCK Travel, blijft de primaire focus bij zakenreizen te vaak beperkt tot besparingen op ticketprijs en de kosten die het reisadvies veroorzaakt. "Het gehele proces blijft in de meeste gevallen ten onrechte onderbelicht, terwijl actieve ondersteuning bij het beheersbaar maken van die directe en indirecte reiskosten belangrijk is", zo voert hij aan.

Uit eigen onderzoek van VCK Travel blijkt dat in het algemeen de kosten van de vliegtickets slechts 50% uitmaken van de totale directe reiskosten. Daarnaast wordt nog eens 25% aan indirecte reiskosten veroorzaakt door processen die samenhangen met het zakelijke reizen, zoals het verwerken van bijvoorbeeld declaraties en het autoriseren van reizen.

Een bedrijf is voor het maken van een zakenreis al snel een uur kwijt voordat alle benodigde handtekeningen op een boekingsformulier staan.

"Daarij doet zich dan nog het fenomeen voor dat autorisaties snel worden getekend om er maar vanaf te zijn, waardoor de waarde van zo'n autorisatie feitelijk wegvalt", weet de VCK-drecteur. "Ook het verwerken van declaraties zijn doorgaans echte tijdvreters: doordat dit bij veel bedrijven nog steeds een handmatig proces is, vergt dit gemiddeld 45 minuten per declaratie".

Daarom hebben verschillende reisorganisaties, waaronder VCK, programma's ontwikkeld die een groot deel van de administratieve rompslomp uit handen nemen, waardoor op de indirecte kosten flink bespaard kan worden.

Toch bestaat vooral bij kleinere bedrijven de indruk dat met het zelf regelen van zakenreizen kan worden bezuidnigd.

"Maar in de praktijk blijkt het tegendeel waar", zegt BCD topman Drechsel. "De reisproducten die met de multinationals zijn doorontwikkeld, bezorgen ook het mkb behoorlijk profijt.

Waar u op moet letten als u een zakenreisadviseur kiest:

1. Het opleidingsniveau van de adviseurs die voor de reisadviezen worden ingezet
2. Beschikbare tijd per reservering
3. Open en snelle manier van communicatie met bij voorkeur een vast contactpersoon
4. Permanente bereikbaarheid
5. Deugdelijke en gebruiksvriendelijke reismanagementrapporten met alle reisbestedingen en besparingenskansen alsmede overtreders van het vastgestelde reisbeleid.

Goedkoop is Duurkoop

Een reisagent biedt haar diensten meestal aan tegen inkoopprijs. De diensten voor het reismanagement worden apart betaald, een zogenaamde boekingsfee, die meestal een paar procent van de reissom bedraagt.

Een veel gemaakte inkoopfout is dat verschillende reisaanbieders alleen vergeleken / gewogen worden op basis van verschillen in de boekingsfees.

De inkoper rekent zich, gedreven door zijn inkoopbonus, snel rijk door te kiezen voor de goedkoopste bemiddelingsfee. Maar ondernemers moeten zich wel realiseren dat het reserveringswerk dan vaak bij het bedrijf zelf komt te liggen wat een verkapte kostengroei betekent.

Voor de selectie van een reisagent moet dus goed worden beseft dat bijvoorbeeld vliegtickets geen abstract volumeproduct zijn zoals potloden of vloerbedekking, maar een echt kennisproduct.

Het gaat uiteindelijk om de totale reisuitgaven en in veel mindere mate om de gevraagde bemiddelingsfee. Een te lage onderhandelde bemiddelingsfee kan zelfs funest zijn voor een bedrijf, omdat het in zekere zin dan een besparing is op de inkoopsterkte. Verschillen van duizenden euro's per ticket zijn dan geen uitzondering!

Kijk over de Grens

Vliegtickets worden goedkoper, maar de toeslagen lopen steeds hoger op. "Door overheidsbeleid raakt luchthaven Schiphol uit de gratie. Op een retourtje Amerika zit een - niet-gespecificeerd - bedrag van €200 tot €250 aan heffingen", weet Daan Lenderink van Schiphol Travel. "Per 1 november aanstaande gaan ze opnieuw omhoog. Het wordt daarom steeds aantrekkelijker om vanuit Dusseldorf te vertrekken."

Download artikel uit de Telegraaf