Professional Travel Management

Professioneel Travel Management kenmerkt zich door een evenwichtig en duidelijk reisbeleid waarbij maximale rendementen behaald worden uit de verwachte volumes. 
De toegewezen Account Manager van Schiphol Travel zal uw bedrijf regelmatig bezoeken en u, indien u dit wenst, behulpzaam zijn bij het schrijven van de richtlijnen ten aanzien van het vliegvervoer voor de verschillende reizigers binnen uw onderneming ook wel het reisbeleid genoemd. 

 

Geavanceerd Inkoopproces

Binnen Schiphol Travel zijn slechts Account Managers werkzaam met een jarenlange ervaring in tariefsberekening.  Ten behoeve van uw bedrijf zal een ervaren Account Manager worden toegewezen die zich zoveel mogelijk exclusief bezighoudt met de reizen binnen uw bedrijf.  Op deze wijze ontstaat kennis van het reispatroon en kennis van de speciale wensen en behoeften van de verschillende zakenreizigers.  Op basis van de ervaring en inleving ontstaat een uniek uitgangspunt voor “Smart Ticketing”.  Dit is het concept waarbij vliegtickets middels speciale rekenmethodieken zodanig berekend worden dat deze voordeliger kunnen worden afgegeven in relatie tot de reguliere tarieven.  Het ervarings- en opleidingsniveau van de Account Manager speelt hierbij een doorslaggevende rol.  Middels Smart Ticketing kunnen constructies worden afgegeven met bijvoorbeeld extra couponnen of berekeningen die niet in Nederland starten en daardoor aanzienlijk voordeliger uitkomen.  De wijze van berekenen leidt uiteindelijk tot het gunstige tarief.  De belangrijkste variabelen zijn de tijd die aan de berekening wordt besteed alsmede het kennis- en ervaringsniveau van de Account Manager die de berekening uitvoert.  Aan beide onderdelen wordt binnen Schiphol Travel zeer veel aandacht besteed zodat u zeker bent van de scherpst mogelijke inkoop.

Management Rapportage

Op maand, kwartaal of jaarniveau wordt de omzetontwikkeling binnen uw bedrijf geëvalueerd en inzichtelijk gemaakt in zeer gebruikersvriendelijke management rapportages. In de executive summary zal de Account Manager het rapport tevens evalueren, zodat u in een oogopslag de belangrijkste ontwikkelingen kunt volgen. Het verschil tussen het door ons berekende tarief en het reguliere geldende tarief wordt aangeduid als een besparing ofwel saving. Indien de boeker of reiziger een reisalternatief kiest dat duurder is dan het aangeboden tarief, terwijl het aangeboden tarief zich binnen het reisbeleid kwalificeert als een geldige reisroute, spreken we van een gemiste besparing ofwel een missed saving. Aan zowel “savings” als “missed savings” kunnen verschillende redenen ten grondslag liggen. Deze verschillende redenen zijn door ons gecategoriseerd tot zogenaamde rubrieken.

Contracting

De account manager zal u actief informeren over de mogelijkheden van directe contracten met leveranciers. De Account Manager zal in een dergelijk geval bij u langs komen om de contractstructuur uit te leggen en u te wijzen op de kortings-mogelijkheden.

Uniforme Dataconsolidatie

Indien uw onderneming haar reizen wereldwijd inkoopt is het van belang dat de reisdata uit de verschillende landen uniform en op een centrale plaats worden verwerkt.  Ten aanzien van globale inkoop is het van belang dat de omzetcijfers van alle landen worden verwerkt tot een centrale database, welke als basis dient voor uw inkoop.  Om ervoor te zorgen dat deze database de reisdata bevat van alle landen en alle luchtvaartmaatschappijen en leveranciers werkt Schiphol Travel samen met PRISM.

Een andere mogelijkheid om globale data de consolideren is door globaal te kiezen voor uniforme afrekening van alle af te nemen producten.  Diverse credit card maatschappijen zoals Airplus en American Express hiertoe gekozen tot een universeel platform, het zogenaamde UATP (Universal Air Travel Plan) dat naast financiële data ook allerhande bedrijfsgebonden informatie zoals costcenters, afdelingen, savings etc per transactie kan meesturen.  De credit card maatschappij kan u dan (meestal online) toegang geven tot een module waarin u zelf alle bestedingen per land en per afdeling kunt monitoren. 

Indien uw organisatie wenst te werken met een zogenaamd Global Expense Programma waarin de credit card expenses per persoon gekoppeld zijn aan de financiële administratie, dan helpt Schiphol Travel uw financiële data te verrijken middels de zogenaamde line-item level 3 upload.

 

Expense Management

Schiphol Travel heeft zich gespecialiseerd in de organisatie, de ontwikkeling en de uitvoering van allerhande processen die met de organisatie van zakenreizen te maken hebben. Professioneel Travel Management kenmerkt zich doordat de geïnstalleerde processen meetbaar en vooral beheersbaar zijn. Hierbij speelt een goede management rapportage een belangrijke rol. Schiphol Travel speelt een vooraanstaande rol in de zogenaamde costcenter rapportage mogelijkheden, waarbij cruciale informatie, zoals bestedingen en gemiste besparingen door medewerkers, op een zeer gebruikersvriendelijke wijze bij die personen in de organisatie terecht komen die deze informatie ook echt nodig hebben.

Schiphol Travel is de Travel Manager binnen uw organisatie van dienst bij alle mogelijke processen op het gebied van Travel Management. Schiphol Travel is uw organisatie echter ook van dienst op het gebied van financiële en boekhoudkundige oplossingen die helpen uw budget en uw bestedingen op het gebied van reizen beheersbaar te houden.

Schiphol Travel is uw onderneming van dienst bij het beheersbaar houden van uw bestedingen op een efficiënte en professionele manier. Schiphol Travel is uw onderneming echter ook van dienst bij de installatie van zogenaamde Management Expense Systemen.

Schiphol Travel heeft fors geïnvesteerd in de benodigde gestandaardiseerde dataformaten welke benodigd zijn voor deze systemen. Schiphol Travel is uw organisatie van dienst bij de processen die een rol spelen bij de installatie van Management Expense systemen als Concur en indien gewenst het hele proces ten aanzien van de volledige automatisering van zowel de aanvraag, fiattering, facturatie en boekhoudkundige verwerking.