Travel management uitgelegd
Travel management is het professioneel organiseren, inkopen en beheersen van zakelijke reizen binnen een organisatie. Het gaat om meer dan het regelen van tickets en hotels. Het draait om structuur, afspraken en processen die ervoor zorgen dat reizen voorspelbaar blijven qua kosten, dat medewerkers binnen beleid boeken en dat er ondersteuning is wanneer plannen onverwacht veranderen.
Voor organisaties met internationale reisstromen raakt travel management meerdere disciplines tegelijk. Procurement stuurt op leveranciers en contractvoorwaarden, finance wil inzicht en controle op uitgaven, HR en management hebben te maken met de reiservaring en zorgplicht richting medewerkers, en operations wil dat reizen geen onnodige vertraging oplevert voor projecten en teams. Juist omdat deze belangen samenkomen, is travel management in veel organisaties een strategisch domein geworden in plaats van een puur operationele taak.
Deze pillar beschrijft de kernonderdelen van travel management op hoofdlijnen. Per onderwerp wordt doorverwezen naar verdiepende pagina’s waarin begrippen, keuzes en toepassingen uitgebreider worden toegelicht.
Inhoudsopgave
- Wat is inkoop travel management?
- Wat is een Travel Management Company (TMC)?
- Wat doet een TMC (TMC)?
- Wat doet een business travel advisor?
- Wat doet een business travel consultant?
- Wat is het verschil tussen een online booking tool en een full-service TMC?
Wat is inkoop travel management
Inkoop travel management vormt de basis van een reisprogramma. Hierbij gaat het om het selecteren en contracteren van leveranciers en het vastleggen van voorwaarden die passen bij de organisatie. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar ticketprijzen en fees, maar naar de Total Cost of Ownership, waarbij ook indirecte kosten zoals omboekingen, tijdverlies en interne verwerking meetellen.
Lees meer...
Wat is een Travel Management Company (TMC)?
Een Travel Management Company, afgekort TMC, ondersteunt organisaties bij het uitvoeren en verbeteren van travel management. Een TMC combineert boekingsdiensten met ondersteuning bij wijzigingen en verstoringen en levert doorgaans ook rapportage en inzicht om het programma te sturen.
Wat doet een Travel Management Company (TMC)?
In de praktijk verzorgt een TMC boekingen, wijzigingen en annuleringen en ondersteunt reizigers wanneer plannen veranderen. Daarnaast helpt een TMC met inzicht in uitgaven en naleving, zodat beleid en leveranciersafspraken beter kunnen worden aangescherpt.
Wat doet een business travel advisor?
Een business travel advisor richt zich op het optimaliseren van een reisprogramma. Zijn/haar rol is adviserend en data-gedreven, en draait om het verbeteren van de kostenstructuur, het beleid, de naleving en de procesinrichting.
Wat doet een business travel consultant?
Een business travel consultant wordt meestal projectmatig ingezet, bijvoorbeeld bij een overstap naar een nieuwe aanpak, een implementatie of bij het centraliseren en reisprocessen over meerdere landen of vestigingen. De consultant focust zich op analyse, ontwerp en begeleiding van verandering.
Wat is het verschil tussen een online booking tool en een full-service TMC?
Een online booking tool faciliteert zelfstandig boeken binnen ingestelde regels en is vooral geschikt voor standaardreizen. Een full-service TMC combineert technologie met persoonlijke ondersteuning bij uitzonderingen, complexe reisschema’s en verstoringen. Het verschil zit daarmee in de mate van regie en service rondom het volledige reisproces.