Voorbereiden op een zakenreis

In deze blog gaan we in op het voorbereiden van een zakenreis, nadat deze is geboekt.

Het reisdoel van de zakenreis

Een zakelijke reis heeft een zakelijk doel. Dit kan erg uiteenlopen, denk bijvoorbeeld aan het bijwonen van een zakelijk evenement, kennismaken met nieuwe zakelijke relaties, bestaande klanten ontmoeten of bezoeken, nieuwe collega’s ontmoeten, een cursus of training bijwonen, netwerken of een nieuw programma leren kennen. Het is belangrijk om het reisdoel vooraf duidelijk te hebben. Wanneer het reisdoel helder is, kun je verder met het programma en weet je waar je aan toe bent op het gebied van planning en de volgende stappen in de voorbereiding.

Praktische zaken

Voor het reizen naar bepaalde landen kan het zijn dat er voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen, zoals inentingen. Zorg ervoor dat je ruim op tijd op de hoogte bent van de eventuele gezondheidsrisico’s van een land. Het kan namelijk zo zijn dat je inentingen nodig hebt en dat deze een inwerkingstijd hebben, waardoor je de inenting dus ver voordat de reis gepland staat moet halen. Zorg er daarnaast voor dat er is gekeken naar de juiste reisverzekeringen en eventuele andere belangrijke papieren voor de zakenreis. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je particuliere reisverzekering geen dekking biedt bij zakelijke reizen. En vaak heeft de werkgever een collectieve zakenreisverzekering afgesloten.
Hetzelfde geldt voor een eventuele visa of werkvergunningen, dit kan per land verschillen. Zoek ook dit ruim van tevoren uit, zodat je deze op tijd kunt aanvragen.

Zakelijk reisprogramma

Door een programma op te stellen voor de reis, heb je duidelijk zwart-op-wit wat je wilt bereiken en welke taken je wellicht afgestreept moet hebben aan het einde van de reis. Schrijf bijvoorbeeld op wat je wilt gaan doen, wat je wilt bereiken en hoeveel tijd je daaraan wilt besteden of hoeveel tijd je hiervoor beschikbaar hebt. Door een programma te maken van alle momenten die je wilt inplannen, maak je efficiënt gebruik van de tijd die je op deze reis hebt en zie je geen zaken over het hoofd.

Inpakken voor een zakenreis

Inpakken voor een zakelijke reis, is dat niet hetzelfde als voor elke andere reis? Ja en nee. Wanneer je met een zakelijk doel op reis gaat, kan het zeker zo zijn dat je andere benodigdheden mee moet nemen. Voornamelijk in kleding en apparatuur zul je verschil zien. Denk er bijvoorbeeld aan om nette kleding mee te nemen voor vergaderingen en ontmoetingen met zakelijke relaties. Wanneer het reisdoel en de lengte van de reis bekend zijn, kun je ook een inschatting maken van het soort kleding dat je mee moet nemen en de hoeveelheid (tip: kleding oprollen in plaats van vouwen voorkomt kreukels). Vergeet ook de basiszaken niet; paspoort, (reis)documenten en andere belangrijke gegevens. In het geval van een zakenreis komen hier vaak een paar extra benodigdheden bij kijken: een zakelijke telefoon (andere SIM nodig?), een laptop en andere technische benodigdheden zoals een koptelefoon, bijhorende opladers, bedrijfsdocumenten en wellicht presentjes voor de zakenrelaties die je gaat bezoeken.

Checklist zakenreiziger

We helpen je graag op weg met een eenvoudige checklist, zodat je niets vergeet!

• Reisdoel vaststellen
• Check of paspoort nog geldig is
• Eventuele visa of werkvergunning aanvragen
• Gezondheidsrisico’s bekijken en eventueel inentingen plannen
• Reisprogramma opstellen
• Reisdocumenten ordenen
• Reisverzekering nagaan of regelen
• Inpakken (denk aan zakelijke kleding en uitrusting, medicijnen)

Schiphol Travel zorgt er graag voor dat jouw zakelijke reis tot in de puntjes verzorgd wordt. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken!