Zakelijke cultuurverschillen

Cultuurverschillen vind je overal, voornamelijk wanneer je reist. Het is aan te raden om je vooraf in te lezen op het land waar je naartoe reist en de bijbehorende cultuur, vooral als je reist naar een ander continent. Tijdens een intercontinentale reis kunnen namelijk grotere of meer cultuurverschillen voorkomen dan bij een reis binnen Europa. Maar ook binnen Europa vind je meer verschillen dan je in eerste instantie denkt. In deze blog beschrijven we waar je je op kunt voorbereiden bij een zakelijke reis. Cultuurverschillen zien we natuurlijk niet alleen bij vakantiereizen, maar juist ook bij reizen die een zakelijk uitgangspunt hebben.

Voorbereiden op een intercontinentale reis

Om niet voor onverwachte situaties te staan is het een goed idee om je voor te bereiden op een intercontinentale zakenreis. Je kunt bijvoorbeeld inlezen op de betreffende bestemming. Lees over de culturen die het land heeft, de bevolkingsgroepen, kledingvoorschriften en eetcultuur. Het kan zijn dat je aspecten van het land gaat zien die tegen je principes ingaan, maar daar juist de norm zijn. Wanneer je hier op voorbereid bent, is het wellicht minder aangrijpend en kun je het beter in perspectief plaatsen. Praat ook met collega’s of andere bekenden die al eens op de betreffende bestemming zijn geweest of er vandaan komen. Zij kunnen hun ervaringen delen die ze uit eerste hand hebben meegemaakt en zo alvast wat vragen bij je wegnemen. Wellicht kom je op deze manier ook in aanraking met nieuwe onderwerpen over het land waar je nog niet aan had gedacht.

Zakelijke cultuurverschillen checklist

De algemene en zakelijke cultuur verschillen van elkaar. Zo zie je bijvoorbeeld dat op zakelijk vlak andere uitgangspunten gelden dan in sociale kringen. We beschrijven hieronder enkele aspecten die je op zakelijk vlak tegen kunt komen. Je kunt ze meteen afvinken wanneer je ze hebt onderzocht voor het land waar jij zakelijk naartoe reist:

☐ Kleding
Welke kleding draag je in verschillende situaties?
Qua kleding houden we ons in Nederland aan de maatstaven van een bedrijf, dit kan uiteenlopen per functie. Zo zien we in creatieve sector dat casual kleden ook geaccepteerd is, waar bij wat traditioneel ‘serieuzere’ beroepen andere kledingvoorschriften horen. In veel andere culturen zijn de kledingvoorschriften wat strakker. Ga dus zeker van tevoren na wat wel of niet de maatstaf is in een bepaalde zakelijke cultuur. Vaak zien we bijvoorbeeld dat korte kleding zoals shorts doorgaans in het buitenland niet gepast zijn op de werkvloer, ook niet in zeer warme klimaten. Kledingvoorschriften kunnen ook verschillen per situatie, wat is bijvoorbeeld de norm op de werkvloer en wat tijdens een belangrijke meeting?

☐ Hiërarchie
Wie neemt welke taak op zich? Wie spreek je op welke manier aan?
In Nederland houden we niet zo van hiërarchie: het verschil tussen de lagen in een bedrijf zijn niet heel uitgesproken en het is ook niet uitzonderlijk om je werkgever direct aan te spreken. In andere landen is dit meestal anders. Houdt daarom rekening met een uitgesproken hiërarchie binnen een bedrijf. Probeer op te letten in gesprekken en andere zakelijke situaties om erachter te komen wie welke rol aanneemt om zo op de juiste manier mee te gaan in deze rolverdeling.

☐ Communicatie
Hoe begroet je iemand? Welke onderwerpen zijn ‘off limits’ tijdens een zakelijk gesprek? Is het geaccepteerd om over geld, privéleven of contracten te praten?
Communicatie valt deels ook onder hiërarchie, hoe praat je tegen wie. Het verschilt wellicht hoe je tegen de CEO praat of tegen je directe (“gelijkstaande”) collega. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of er bepaalde onderwerpen wel of niet besproken kunnen worden in een bepaalde cultuur. Zo kan het zijn dat het niet gewenst is om over privélevens te spreken, of dat het ten strengste af te raden is om over politieke of maatschappelijke onderwerpen te praten in bepaalde culturen.

☐ Relaties
Is de zakelijke relatie gebaseerd op een persoonlijke klik of strikt zakelijk? Is het van belang om eerst een relatie op te bouwen voordat je ter zake komt?
In Nederland zijn we vaak van het papierwerk, terwijl in Arabische landen eerst een persoonlijke klik wordt gezocht voordat er papierwerk (zoals contracten) aan te pas komen. De relaties die je in zakelijke situaties maakt verlopen dan ook overal anders. In sommige landen zijn werk en privé sterk gescheiden, in andere landen ga je bijna ‘verplicht’ na het werk met collega’s de kroeg in en wordt dit als onderdeel van het geheel gezien.

☐ Waarden
Waaraan wordt veel waarde gehecht?
Is op tijd komen belangrijk in een cultuur, wees dan stipt. Of is het gebruikelijk om een presentje mee te nemen bij de eerste kennismaking? En mag dit bijvoorbeeld geen alcohol zijn? Dit zijn belangrijke aspecten die je van tevoren goed kunt opzoeken en waar je wellicht indruk mee kunt maken.

Voorbeelden van culturele verschillen

Onze klanten vliegen naar alle delen van de wereld. We hebben een aantal landen uitgelicht met enkele tips. Lees hieronder wat je bijvoorbeeld wel en niet kunt doen in de Verenigde Staten, Duitsland, India en Zweden:

Verenigde Staten
Wel: opscheppen over je resultaten, stipt zijn, formeel gekleed gaan, complimenten geven en vaak ‘thank you’ en ‘please’ gebruiken in een gesprek.
Niet: meteen ter zake komen, te veel humor gebruiken in zakelijke bijeenkomsten, zakelijke afspraken maken in vrije tijd.

Duitsland
Wel: formeel opstellen en kleden, op tijd komen of zelfs te vroeg zijn, snel ter zake komen, geduld hebben, academische titels gebruiken indien van toepassing.
Niet: te laat komen, voornamen gebruiken, gehaast zijn.

India
Wel: formeel opstellen en kleden, een persoonlijke relatie opbouwen met een zakenrelatie, zakelijke diners bezoeken om de relatie op te bouwen, formeel Engels spreken, een relatiegeschenk met beide handen presenteren.
Niet: religieuze of politieke onderwerpen bespreken, vroeg vergaderen, eten of wijzen met je linkerhand, een korte broek dragen.

Zweden
Wel: op tijd komen, voornamen gebruiken, confrontaties vermijden, meetbare resultaten en cijfers gebruiken.
Niet: impulsieve beslissingen nemen, opzichtig kleden.

Over het algemeen is het belangrijk om je te verplaatsen in de ander. Overal kom je verschillen tegen waar je wellicht niet bekend mee bent, maar probeer altijd respectvol te zijn.

Als klant van Schiphol Travel International heb je altijd een vast aanspreekpunt. Deze contactpersoon staat altijd voor je klaar en helpt je op weg met eventuele vragen over de (zakelijke) cultuur van het land waar je naartoe reist.