Dit kan een zakenreisbureau jou besparen

sti header reporting

In de drukke, dynamische wereld van grote organisaties is efficiëntie essentieel. Elk detail en elke taak die je uitbesteedt, kan een grote impact hebben op de algehele bedrijfsvoering. Het regelen van zakenreizen vormt hierop geen uitzondering. In grote organisaties zijn zakenreizen vaak onvermijdelijk en kunnen ze complex en tijdrovend zijn. Niet alleen de zakenreizen zelf, maar ook de administratie eromheen kost veel tijd. Hier komt een zakenreisbureau als Schiphol Travel International om de hoek kijken. Wat kan een gespecialiseerd zakenreisbureau jou besparen? Dat bekijken we nader in deze blog.

Tijd- en kostenbesparing dankzij een zakenreisbureau

Tijd is een van de meest waardevolle middelen in een organisatie. Het is misschien een cliché, maar tijd is geld. Het organiseren van een zakenreis omvat veel meer dan alleen het boeken van een vlucht. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van vervoer op bestemming, het regelen van visa en accommodaties of het bijspringen in geval van wijzigingen. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met het reisbeleid en willen of moeten medewerkers tegenwoordig een hoop gegevens administreren om te kunnen rapporteren aan de organisatie en de overheid (denk bijvoorbeeld aan de wettelijke CO₂-rapportageverplichting die medio 2024 ingaat). Schiphol Travel International neemt veel taken uit handen en zorgt voor een naadloze ervaring van begin tot eind. Zo hoeven interne medewerkers dit niet te regelen en kunnen ze daardoor gefocust blijven op hun eigen specialisme.

De investering in een gespecialiseerd zakenreisbureau levert vaak op de lange termijn meer op. Zo bieden wij bij Schiphol Travel International scherpe tarieven via onze partners. Ook hebben wij toegang tot exclusieve deals die niet beschikbaar zijn voor individuele reizigers. Daarbij analyseren wij de besteding van de reisbudgetten, waarmee we deze optimaliseren om er een maximale waarde uit te halen.

Verborgen reiskosten kunnen ook hoog oplopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kosten voor omboekingen door veranderingen in het land van bestemming, boetes voor het wijzigen van boekingen en onverwachte uitgaven door een slechte planning. Hierom vinden wij het als zakenreisbureau belangrijk om alert te zijn op deze verborgen reiskosten en ze daarmee te minimaliseren.

Risicobeheer: veiligheid en zekerheid

Het is cruciaal om voorbereid te zijn op onverwachte situaties, zoals een natuurramp, politieke onrust of een gezondheidscrisis. Schiphol Travel heeft veel ervaring met het ad hoc handelen in dergelijke situaties.

We hebben toegang tot realtime gegevens over reisbestemmingen. Daardoor voorzien wij reizigers tijdig van updates. Met onze tools handelen we snel als alternatieve routes of accommodaties nodig zijn, waardoor de veiligheid van reizigers gewaarborgd blijft. Onze expertise stelt ons in staat risicovolle scenario’s te beheren en uitgebreide ondersteuning te bieden in noodsituaties.

Onze reizigers hebben daarbij 24/7 toegang tot de klantenservice en noodhulp. Hierdoor zijn zakenreizigers verzekerd van snelle assistentie bij vervelende omstandigheden, zoals gemiste vluchten of wijzigingen in reisplannen. Hierdoor gaan ze met een gerust hart op reis, waardoor er meer focus is op de essentie van de zakenreis.
Efficiëntie: toegang tot specialistische kennis & een uitgebreide netwerk

Door samen te werken met een zakenreisbureau profiteer je van jarenlange kennis en ervaring. Met deze expertise optimaliseren wij het reisproces van jouw bedrijf voor de beste ervaring. Of het nu gaat om complexe routeplanning, last-minute wijzigingen of het vinden van de beste tarieven, wij handelen snel en effectief vanuit onze expertise. Dit garandeert een efficiënte reiservaring, waarbij de zakenreizigers van het bedrijf zich kunnen concentreren op de kern van de zakenreis zonder tijd te verspillen aan logistieke hindernissen.

Daarnaast krijg je toegang tot ons uitgebreide, wereldwijde netwerk. Dit vereenvoudigt de routeplanning en optimaliseert de totale beleving van de zakenreizen. Onze lokale partners informeren ons voortdurend over eventuele veranderingen op de bestemmingen. Dit zorgt voor een comfortabele reiservaring gevuld met exclusieve privileges, zoals flexibele vluchtopties en luxe upgrades.

Technologie: geavanceerde AI-toepassingen

Wij maken gebruik van verschillende technologieën en AI-toepassingen. Hierdoor bieden we maximale ondersteuning. Zowel voor, tijdens als na de reis. Met behulp van onze technologie zorgen we er ook voor dat alle reizen in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid. Dit helpt bij het naleven van bedrijfsregels en het voorkomen van overschrijding van de budgetten. Je behoudt via onze systemen dus transparantie en controle rondom de zakenreizen binnen het bedrijf.

Zo faciliteert ons E-click boekingsplatform een mogelijkheid voor medewerkers om vanaf hun smartphone en computer vluchten te boeken, te beheren en te rapporteren. De boekingen in dit systeem zijn gekoppeld met betrouwbare externe partijen zoals Booking.com en de Nederlandse Spoorwegen. Ook heeft de toegewezen accountmanager in dit systeem toegang tot de online omgeving van jouw bedrijf. Deze accountmanager checkt elke lopende boeking zorgvuldig.

Aanvullend op het E-click boekingsplatform bieden we met de Schiphol Travel App op elk moment actuele informatie voor de zakenreizigers. Van reisaanvragen tot bevestiging en van ‘alerts’ tot live tracking, alles is binnen handbereik met de Schiphol App. De zakenreizigers vinden in de Schiphol Travel App bijvoorbeeld een offline reisgids en actuele vluchtinformatie.

Ons boekingsplatform en de Schiphol Travel App zijn verbonden met ons I-Reporting Center. Een uitgebreid dashboard met betrouwbare AI-toepassingen voor een overzicht van de medewerkers die reizen. Denk hierbij aan de duur van de reizen, de kosten van de reizen en de geboekte, maar niet gevlogen reizen. Zo draagt het I-Reporting Center bij aan de optimalisatie van toekomstige reizen.

Een zakenreisbureau ontzorgt

Door het uitbesteden van het reisbeheer van je organisatie, kunnen de medewerkers zich richten op de kernactiviteiten van het bedrijf en efficiënter te werk gaan. Maak gebruik van de expertise van een zakenreisbureau en bespaar zowel tijd als kosten. Jij focust je op je primaire taken, wij verzorgen de logistiek. Heb je vragen of wil je vrijblijvend spreken over de mogelijkheden van een samenwerking? Dan komen we graag met je in contact! Wij zijn goed bereikbaar via e-mail en telefoon. Spreken we je snel?