Wat is een Travel Management Company?
Als je vaak op zakenreis gaat of verantwoordelijk bent voor het organiseren van zakelijke reizen voor de organisatie waarin je werkzaam bent, dan heb je waarschijnlijk al gehoord van een Travel Management Company (TMC). Zo niet, geen zorgen; wat een TMC precies is en waarom jij er een zou willen inschakelen voor jouw organisatie, leggen we je uitgebreid uit in deze blog.
De rol van een Travel Management Company
Een Travel Management Company is een gespecialiseerd bureau dat bedrijven helpt bij het plannen, boeken en beheren van hun zakelijke reizen. Travel Management Companies leveren uitgebreide diensten, meer dan alleen het boeken van vluchten en accommodaties. TMC’s helpen organisaties met het optimaliseren van hun reisbeleid, het besparen van kosten en het verbeteren van de reiservaring van hun medewerkers. TMC’s bieden dus diverse voordelen voor bedrijven, waaronder kostenefficiëntie, tijdsbesparing en een verbeterde veiligheid voor reizigers. Met expertise en toegang tot geavanceerde boekingssystemen bieden Travel Management Companies de beste deals met optimale voorwaarden, die vaak niet beschikbaar zijn als je zelf zou boeken.
De belangrijkste diensten van een TMC
Een overzichtelijke reisplanning
Een van de kerndiensten van een TMC is het plannen en boeken van reizen. Dit gaat verder dan het boeken van vluchten en hotels. TMC’s plannen bijvoorbeeld ook de reizen verder uit, waarbij ze rekening houden met eventuele vergadermomenten en tijdstippen van belangrijke events die medewerkers op de plaats van bestemming gaan bezoeken. Deze planning wordt altijd zo efficiënt mogelijk gemaakt, zodat medewerkers niet langer dan noodzakelijk op reis zijn.
Wanneer je te maken hebt met meerdere zakenreizen binnen je bedrijf, kunnen reisplanningen soms ingewikkeld worden. Je moet namelijk zowel de verschillende zakenreizen op elkaar afstemmen, maar ook de reizen zelf goed plannen. Daarom kan het verstandig zijn om dit uit te besteden aan een TMC, zoals Schiphol Travel International, die uitgebreide expertise heeft in dit soort ingewikkelde planningen.
Beter inzicht in de kosten van zakenreizen
Een groot voordeel van het werken met een TMC is het gedetailleerde inzicht in reisuitgaven. TMC’s bieden rapportages en analyses waarmee bedrijven hun reisuitgaven kunnen monitoren. Dit helpt bij het identificeren van lucratieve besparingsmogelijkheden. Bij Schiphol Travel International bieden wij dit onder andere aan via ons I-Reporting Center. Het I-Reporting Center is een online business tool met AI-toepassingen waarin je tientallen dashboards vindt die de data rondom de reisuitgaven van je bedrijf inzichtelijk maken.
24/7 Ondersteuning
Reizen kan onvoorspelbaar zijn. Het brengt soms onverwachte vertragingen, annuleringen en andere onvoorziene uitdagingen met zich mee. Een TMC biedt daarvoor 24/7 ondersteuning, zodat reizigers zich geholpen voelen bij het oplossen van problemen. Zo kan een Travel Management Company boekingen wijzigen en noodhulp bieden wanneer dat nodig is. Dit draagt bij aan gemoedsrust voor zowel de reiziger als de organisatie.
Veiligheid tijdens zakenreizen
Veiligheid is een topprioriteit voor bedrijven die hun medewerkers op reis sturen. TMC’s helpen daarom bij het minimaliseren van risico’s rondom zakenreizen door middel van live tracking, in geval van nood goed georganiseerde wijzigingen in de reisplanning en het verstrekken van essentiële reisadviezen en waarschuwingen. Bovendien zorgen ze ervoor dat bedrijven voldoen aan wettelijke eisen en intern reisbeleid.
Hoe helpt Schiphol Travel jouw organisatie als TMC?
Expertise in vijfsterren zakenreizen
Schiphol Travel levert vijfsterren service en dienstverlening omtrent zakenreizen en voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen. Je correspondeert altijd met een senior medewerker die minimaal 5 jaar ervaring heeft in het organiseren van zakenreizen. Daarbij geven wij een volledige garantie op al onze werkprocessen die door BDO gecertificeerd zijn op het gebied van processing, kwaliteit, integriteit en moraal.
Innovatieve technologie
Schiphol Travel International maakt gebruik van verschillende systemen met AI-integraties. Zo maken we het voor medewerkers gemakkelijk om via onze travel hub E-Click zakenreizen te boeken. Daarna beheren ze deze reizen via de Schiphol Travel app en vindt je in ons I-Reporting Center alle informatie rondom de zakenreizen binnen je bedrijf. Deze verschillende systemen integreren zowel met elkaar als met de interne systemen waar jouw organisatie gebruik van maakt. Daarbij houdt de toegewezen accountmanager van Schiphol Travel International alle processen binnen onze systemen in de gaten, zodat de zakenreizen vlekkeloos blijven verlopen.
Een TMC voor jouw bedrijf
Het is belangrijk dat de door jou gekozen TMC in alle wensen en behoeften van jouw organisatie en medewerkers kan voorzien. Ga daarom vrijblijvend in gesprek over de mogelijkheden die een TMC je kan bieden en hoe dit hand in hand kan gaan met het beleid van jouw organisatie.
Schiphol Travel International is een exclusieve 5 sterren zakenreisorganisatie gespecialiseerd in professionele dienstverlening aan middelgrote en grote multinationals. We zijn een van de grootste zakenreisbureaus in Nederland en zijn in 2017 en 2018 door de branche verkozen tot beste zakenreisorganisatie van Nederland!
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons. Wij denken graag met je mee!