Wat doet een business travel consultant?

Business travel consultants worden steeds belangrijker voor organisaties. Deze schakel in het beheer van zakelijke reizen is voor groeiende bedrijven geen ‘nice to have’, maar een must. Efficiënt reizen is in deze steeds dynamischer wordende zakenwereld een belangrijke factor in het succes van een organisatie. Als betrouwbaar reispartner speelt een business travel consultant van Schiphol Travel een essentiële rol in het organiseren, plannen en beheren van zakelijke reizen. We vertellen je graag meer over de business travel consultant, waarom zij van grote waarde zijn voor organisaties, wat deze rol precies inhoudt en hoe jij terecht kunt komen in de functie van een travel consultant.

De taken van een business travel consultant

Een business travel consultant heeft een ontzettend veelzijdig takenpakket. De verschillende projecten die hij of zij oppakt lopen uiteen en kunnen per klant ook nog eens verschillen. Een aantal taken zijn echter vrijwel altijd aan de orde, namelijk:

Het organiseren en plannen van reizen

Een travel consultant is verantwoordelijk voor het organiseren en plannen van reizen. Dit omvat alles omtrent de reis: van het boeken van vluchten en accommodaties tot het vervoer op locatie. Alles met de specifieke behoeften en budgetten van de klant in gedachten.

De adviserende rol van een business travel consultant

Een zakelijk reisbureau en zijn consultants beheren de zakenreizen voor jouw organisatie, wat betekent dat zij over een grote hoeveelheid data daarover beschikken. Met deze informatie, weergegeven in dashboards en rapportages, kunnen we deskundig advies geven over het reisbeleid, kostenbeheer en de optimalisatie van reisroutes. Dit alles om de efficiëntie en kostenbesparingen op het gebied van reizen te maximaliseren.

Het verlenen van bijstand

Voor sommige reizen is het aanvragen van een visum nodig, en zijn ook reisverzekeringen meegenomen in het reisbeheer? Ook hierin verleent de consultant bijstand; taken die dagelijkse kost zijn. Ook in tijden van nood staan travel consultants paraat. Hun professionele en proactieve aanpak zorgt voor rust, zowel voor de reizigers als de bedrijven die zij vertegenwoordigen.

Een allround reispartner

Al met al is een business travel consultant een reispartner in alles. Efficiëntie en vertrouwen zijn van cruciaal belang. Voor het succes van zakelijk reisbeheer is een consultant een onmisbare schakel. De toewijding die wij hebben bij het beheren van zakelijke reizen en het bieden van op maat gemaakte oplossingen, maakt ons de ultieme reispartner.

Hoe word je business travel consultant?

Er zijn veel wegen (en vluchten) die naar Rome leiden. Zo zijn er verschillende opleidingen die goed aansluiten bij deze functie; voorbeelden hiervan zijn opleidingen gericht op hospitality en toerisme. Maar ook met weinig of geen ervaring kun je deze wereld betreden. Bij Schiphol Travel hebben wij namelijk onze eigen STI Academy opgezet. Dit is een intern scholingstraject dat je de kans biedt om geheel intern opgeleid te worden tot professioneel travel consultant.

Regelmatig starten we dit interne opleidingstraject met de zogeheten ‘STIdenten’ in klasvorm. Deze enthousiaste leerlingen gaan bij ons in opleiding tot accountmanager en maken kennis met het bedrijf en de collega’s. Ze maken onze werkwijzen van dichtbij mee, volgen officiële IATA-trainingen en ontwikkelen zich vervolgens verder op de werkvloer. Op deze manier wordt theorie gemixt met de praktijk en krijgen onze STIdenten een steeds beter beeld van het complete STI-plaatje.

Het aantal deelnemers in de klassen houden we laag. Op die manier kunnen wij onze volledige aandacht geven aan de accountmanagers in spe. Ze leren de kneepjes van het vak, onze unieke bedrijfscultuur, de vijfsterrendienstverlening en alle collega’s kennen voordat ze uiteindelijk zelf aan de slag gaan in onze teams.

Zowel met als zonder ervaring kun je dus bij ons terecht. Neem een kijkje op onze vacaturepagina als je geïnteresseerd bent.

De eigenschappen van een travel consultant

Uiteraard is de ene travel consultant de andere niet, maar veel mensen in het vak hebben overeenkomende eigenschappen. We noemen er een paar:

Stressbestendig

De werkzaamheden van een travel consultant kunnen uitdagend en soms zelfs aangrijpend zijn. Denk bijvoorbeeld aan noodsituaties, zowel in de vorm van politieke omstandigheden als natuurrampen in het buitenland. Jij maakt dit op afstand mee, maar de klant kan er middenin zitten. In zo’n geval zijn wij dé partij die ons hoofd koel houdt, ons in de schoenen van de klant verplaatst en hen in het getroffen gebied zo uitgebreid mogelijk te hulp staat. In deze functie moet je in staat zijn om kalm te blijven onder drukke of veeleisende situaties; jij bent de stabiele factor voor de klant.

Flexibel

Door onverwachte gebeurtenissen kan het zijn dat er af en toe een tandje bijgezet moet worden. De reiswereld is ontzettend dynamisch, veranderlijk en soms afhankelijk van externe factoren. Als consultant moet je daarom bereid zijn om je aan te passen aan veranderende omstandigheden en snel kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen.

Creatief en proactief

Wanneer er zich uitdagingen voordoen die opgelost moeten worden, is het aan jou als travel consultant de taak om hier proactief op te handelen. Welke mogelijkheden zijn er om het op te lossen en wat is voor deze specifieke klant de beste optie? We willen altijd die extra stap zetten voor de klant. Als travel consultant ben je in staat om innovatieve oplossingen te bedenken en creatieve routes te plannen om de behoeften van klanten te vervullen.

Een uitdagende en veelzijdige functie kunnen we het zeker noemen. Business travel consultants kunnen een hoop taken omtrent reisbeheer uit handen nemen en de klant volledig ontzorgen op dat gebied. Lees je dit artikel in je rol als travel manager en ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op of lees hier ons artikel over de voordelen van werken met een zakenreisbureau.