Werken met een zakenreisbureau: de voordelen
Een samenwerking met een zakenreisbureau kan vele voordelen opleveren voor je organisatie. Wanneer je nog niet samenwerkt met een zakenreisbureau is het wellicht nog niet helemaal duidelijk wat het jouw organisatie kan bieden. In deze blog vertellen we je graag meer over het zakenreisbureau en de voordelen van een samenwerking.
Zakenreizen, de basics
Wat zijn de redenen om werknemers een zakelijke reis te laten maken? Persoonlijk contact is nog steeds erg belangrijk, bij het sluiten van grote deals is het dan ook niet uitzonderlijk om naar de klant toe te gaan in plaats van een digitale Teams/Zoom ontmoeting. Een andere reden kan het ontdekken van nieuwe markten zijn, organisaties die uit willen breiden naar nieuwe markten zullen op onderzoek uit moeten gaan in de betreffende markten. Werknemers kunnen ook gevraagd worden om voor beurzen of exposities een reis te maken, hier kunnen zij weer potentiële klanten kennis laten maken met het bedrijf. Ook is educatie een reden om een zakelijke reis te maken, een cursus of conferentie kan in het buitenland plaatsvinden. Uiteraard zijn er nog vele andere redenen om een zakelijke reis te maken en het (hoofd)kantoor tijdelijk om te ruilen voor een andere omgeving.
Voordelen van een zakenreisbureau
Wanneer je elke medewerker zelf hun reizen laat boeken, heb je meestal geen goed overzicht van de reizen en de kosten. Vaak verdwijnen de kosten in de stapel van declaraties en zijn deze dus niet goed inzichtelijk. Ook kun je niet herleiden of de medewerkers wel het opgestelde reisbeleid in acht nemen.
Organisaties hebben dus vaak baat bij een zakenreisbureau, een derde partij die de zakelijke reizen beheert. Er komt veel kijken bij het organiseren en analyseren van een zakelijke reis en het uit handen geven van deze taak kan dus voor verlichting binnen de eigen organisatie zorgen. Daarnaast kan een zakenreisbureau bijvoorbeeld meedenken over het reisbeleid en het Duty of Care programma, rekening houdend met de zorgplicht van de medewerkers.
De zakenreisagent laat je ook van hun grote inkoopkracht profiteren door speciale deals beschikbaar te stellen die zij met leveranciers (luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurders) hebben afgesloten.
Efficiëntie
Bij een zakenreisbureau heb je als klant een team van experts die klaar staan om jouw zaken op het gebied van reizen over te nemen. Jouw eigen medewerkers kunnen zich richten op hun eigen werk, het zakenreisbureau neemt alles over. Op deze manier kan jouw organisatie doen waar ze het beste in zijn en zo ook het zakenreisbureau!
Kosten
Zakenreisbureaus kunnen je helpen bij het sturen van kostenbewustzijn, met daarnaast (indien zij hierbij aangesloten zijn) een wereldwijd netwerk dat ingeschakeld kan worden. Door het verhogen van dit bewustzijn stuur je samen met het zakenreisbureau naar een lagere gemiddelde ticket waarde binnen jouw organisatie. Zo kan Schiphol Travel bijvoorbeeld een kostenbesparing tot 20% realiseren.
Rapportages en analyses
Er kan veel tijd gaan zitten in het rapporteren en analyseren van alle zakelijke reis gegevens binnen jouw organisatie, daarnaast heb je hier ook verschillende technologieën voor nodig die je wellicht niet intern beschikbaar hebt. Een zakenreisbureau heeft al deze gegevens inzichtelijk en kan hieruit verschillende relevante, gedetailleerde rapportages opstellen. Op deze manier kunnen de toekomstige reizen verder geoptimaliseerd worden en heb je een duidelijk overzicht en inzicht van alle gegevens.
Persoonlijke service en hulp
Bij eventuele calamiteiten of andere problemen hoef je deze niet zelf intern op te lossen, dit kan een hoop (wellicht onnodige) stress besparen binnen de organisatie. Is er een probleem of obstakel omtrent de reis? Dan heb je bij Schiphol Travel je eigen contactpersoon die voor je klaar staat. Een eigen accountmanager waar één-op-één contact voorop staat, geen ‘ruis’ doordat de medewerker volledig ingewerkt is op het profiel van de klant en alle ins en out kent van de organisatie en de reizen.
Ben je op zoek naar meer informatie of wil je eens sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.