Paklijst zakenreis: Alles wat je nodig hebt in 2025

Als je goed voorbereid op zakenreis wil, is het handig om vooraf een complete en overzichtelijke paklijst op te stellen. Je kent het wel: omdat je in alle haast je spullen hebt gepakt, doe je meermaals de ‘mentale check’ om na te gaan of je wel écht alles mee hebt genomen. We besparen je de onnodige stress met handige tips die je kunt opnemen in je paklijst. Tijdens je zakenreis wil je je namelijk volledig kunnen richten op je zakelijke doelen.

Het belang van een paklijst voor zakenreizen

Degenen die regelmatig op zakenreis gaan, willen zo efficiënt en stressvrij mogelijk reizen. Een vakantiereis is een ander geval; je hebt geen zakelijke doelen. Wellicht moet je nog voorbereidend werk doen tijdens je vliegreis. Niets is zo inefficiënt als er achter komen dat je iets vergeten bent waardoor je je minder goed of niet kan voorbereiden. Een voorbeeld hiervan is het niet meenemen van een volledig opgeladen laptop.

Onze tips voor de ideale paklijst

De ideale paklijst houdt rekening met zowel je zakelijke verplichtingen als je persoonlijke behoeften. Door het volgen van onderstaande tips zul je goed voorbereid op zakenreis gaan.

Essentiële reisdocumenten

Dit is eigenlijk het eerste wat je wil inpakken. Het is ontzettend frustrerend om er op het laatste moment, bij de gate, achter te komen dat je je paspoort of visum niet bij je hebt. Onze tip is dan ook om je documenten zowel fysiek als digitaal te bewaren, zodat je deze altijd bij de hand hebt.

Formele en comfortabele kleding

Logischerwijs neem je een zakelijk uniform en andere formele kleding mee, maar vergeet niet dat het ook van belang is om comfortabele kleding mee te nemen voor informele momenten na werktijd of tijdens je reis. Ook wil je, naast nette schoenen, een paar comfortabele en casual schoenen meenemen. Vergeet geen belangrijke accessoires, zoals stropdassen, maar ook een sjaal of je sieraden mee te nemen. Zo ben je voorbereid op elke zakelijke gelegenheid tijdens je zakenreis.

Veel van onze klanten zetten zakenreizen in als incentive voor bedrijfsgroei door bijvoorbeeld werkgerelateerde activiteiten te combineren met ontspanning en teambuilding. Voor zulk soort reizen wil je daarom zowel formele als informele kleding bij je hebben.

Elektronica

Wellicht wil je tijdens je vliegreis nog de tijd nemen om e-mails te beantwoorden of ander werk verrichten; zorg er daarom voor dat je je laptop volledig opgeladen meeneemt. Vergeet niet om bijhorende opladers, powerbanks en andere belangrijke accessoires in te pakken. Wil je tijdens je reis ongestoord werken? Dan kun je eraan denken om een headset met ruisonderdrukking mee te nemen. Vlieg je First Class? Dan hoef je hier geen rekening mee te houden.

Persoonlijke verzorging

Persoonlijke verzorging mag natuurlijk niet ontbreken op je lijst. Vergeet niet om je toilettas in te pakken, met daarin je medicijnen, scheerartikelen, contactlenzen en overige hygiëneproducten. Let daarbij op de voorwaarden die luchthavens stellen voor vloeistoffen. Algemeen geldt dat vloeistoffen per stuk maximaal 100 ml mogen zijn, en samen maximaal 1 liter. Daarbij stellen veel buitenlandse vluchthavens het verplicht om vloeistoffen in een doorzichtig plastic zakje in te pakken, zodat je deze er gemakkelijk uit kunt halen wanneer dat nodig is. Op Schiphol hoeft dat tegenwoordig niet meer.

Zakelijke reisverzekering

Een zakelijke reisverzekering is essentieel voor werknemers die regelmatig voor hun werk reizen. Deze verzekering dekt risico’s die niet altijd onder een gewone reis- of zorgverzekering vallen. Denk hierbij aan hoge medische kosten in het buitenland, verlies of beschadiging van bagage en waardevolle spullen, juridische conflicten, repatriëring bij ziekte of ongeval, en kosten door overmacht zoals natuurrampen.

De verzekering zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen focussen op hun werk zonder zich zorgen te maken over onverwachte kosten. Het is belangrijk om goed te kijken naar welke dekking nodig is en wat wel of niet wordt vergoed. Zo’n verzekering hoort bij een goede reisvoorbereiding en valt onder de zorgplicht van de werkgever.

De Schiphol Travel App

De Schiphol Travel App is speciaal ontwikkeld om jou, of jouw medewerkers, op elk moment van actuele informatie en gemak te voorzien. Met de app heb je alle info binnen handbereik.

Extra comfort tijdens je zakenreis

Naast de essentiële en bovengenoemde items, kun je er ook aan denken om verschillende spullen mee te nemen die je reis aangenamer zullen maken. Lees je graag? Vergeet dan niet om wat boeken of je e-reader mee te nemen, zodat je tijdens je vrije uren of tijdens je vliegreis, als je niet hoeft te werken, even kunt ontspannen.

Snacks kun je bijvoorbeeld op het vliegveld ‘wel even’ halen, maar die kun je daar net zo goed vergeten. Het is daarom handig om deze van tevoren te kopen en in te pakken. Drinken mag, daarentegen, vaak niet door de security. Dat kun je na de security kopen, in de lounge nuttigen of in het vliegtuig krijgen/kopen.

Tenslotte raden we het aan om een compacte paraplu mee te nemen, zodat je altijd voorbereid bent op onverwacht slecht weer.

In deze blog vertellen we je alles over hoe je je zakenreis leuker kan maken.

Deze veelgemaakte fouten wil je voorkomen

Als je haast hebt wil je wel eens de kleine, maar essentiële dingen vergeten. Of zelfs te veel onnodige spullen meenemen. Hieronder benoemen we een aantal veelgemaakte fouten, zodat jij ze kan voorkomen.

Onnodige bagage

Het meenemen van te veel bagage is veelvoorkomend maar onnodig. Je bespaart extra kosten en onnodig zware bagage als je alleen meeneemt wat je nodig hebt.

Bereid je voor op het klimaat van je bestemming

Een ander veelgemaakte fout is het niet voorbereiden op het klimaat van je bestemming. Check vooraf het weerbericht en neem gepaste kleding en accessoires mee. Je wil geen paraplu vergeten als je naar een bestemming gaat waar het veel regent.

Bereid je voor op alle zakelijke gelegenheden

Daarnaast wil je je bagage niet alleen afstemmen op het klimaat van je bestemming, maar ook op de aard van je zakelijke afspraken. Als je een (formele) feestelijke gelegenheid op de planning hebt staan, zorg er dan voor dat je bepaalde accessoires, zoals een strik of stropdas, niet vergeet mee te nemen. Heb je een netwerkevenement op de planning staan? Vergeet dan je visitekaartjes niet.

Extra betaalpas

In het ergste geval raak je je bankpas of creditcard kwijt op je bestemming. Om te voorkomen dat je zonder geld komt te zitten, raden we je aan om een extra betaalpas en contant geld mee te nemen. Zorg er ook voor dat je belangrijke telefoonnummers en adressen digitaal en uitgeprint bij je hebt voor het geval je passen of reisdocumenten kwijtraakt.

Checklist zakenreis

Samenvatting: Dé ideale paklijst voor je zakenreis

Met een paklijst voor zakenreizen zorg je ervoor dat je goed voorbereid op reis kan. Essentiële spullen, zoals verschillende reisdocumenten en kleding gericht op verschillende zakelijke gelegenheden, mag je absoluut niet vergeten. Los van de zakelijke verplichtingen, wil je ook denken aan je persoonlijke behoeften. Het is daarom belangrijk om comfortabele kleding, maar ook spullen voor ontspanning zoals een boek of e-reader, mee te nemen om je vrije tijd te vullen. En je wil tijdens het inpakken ook rekening houden met het klimaat van je bestemming. Controleer de lokale weerberichten voorafgaand je reis. Ga de gehele checklist na. Op deze manier voorkom je onnodige stress tijdens je zakenreis en kun je je volledig richten op je zakelijke doelen.

Schiphol Travel: jouw partner in zakenreizen

Schiphol Travel International is een exclusieve 5 sterren zakenreisorganisatie gespecialiseerd in professionele dienstverlening aan middelgrote en grote multinationals. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden binnen jouw organisatie en hoe wij als zakenreisbureau je hiermee op weg kunnen helpen? Neem gerust contact met ons op om dit te bespreken.