Zakelijk reizen naar Amerika: dit is wat je nodig hebt

Zakelijk reizen naar Amerika: dit is wat je nodig hebt

Bij het zakelijk reizen naar Amerika komt er meer kijken dan je denkt. Denk aan ESTA-aanvragen, verzekeringen, culturele verschillen en zakelijke etiquette. In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten. Wat moet je regelen voor een kort verblijf? Wat als je langere tijd in de VS gaat werken of verblijven? Lees verder.

Waarom zakelijk reizen naar Amerika populair is

De Verenigde Staten vormen nog steeds een van de belangrijkste zakenbestemmingen ter wereld. Steden zoals New York, San Francisco, Chicago en Houston zijn zakencentra voor uiteenlopende sectoren: van tech en finance tot energie en farmaceutica. Ook trekken grote evenementen zoals CES in Las Vegas of de Web Summit in Austin jaarlijks tienduizenden professionals.

Voor veel Nederlandse bedrijven zijn de VS een cruciale markt voor partnerschappen, investeringen of internationale expansie. Daarnaast spreekt de Amerikaanse zakelijke cultuur veel Nederlandse ondernemers aan. Directheid, resultaatgerichtheid en innovatie staan er hoog in het vaandel. En dat zijn waarden die direct passen bij de Nederlandse mentaliteit.

Wat heb je nodig?

Voor zowel korte als lange zakelijke verblijven in de VS gelden verschillende regels. Blijf je onder de 90 dagen? Dan kom je vaak weg met een ESTA. Voor langduriger verblijf of detachering gelden andere voorwaarden.

Reisdocumenten

Kort verblijf (tot 90 dagen)

Voor een kort zakelijk verblijf in de VS is een ESTA (Electronic System for Travel Authorization) verplicht. Deze digitale reistoestemming vraag je aan via de officiële website van de Amerikaanse overheid en is twee jaar geldig, mits je paspoort ook geldig blijft.

Belangrijke voorwaarden:

• Je mag niet langer dan 90 dagen in de VS verblijven per bezoek.
• Je reisdoel moet toeristisch of zakelijk zijn (bijvoorbeeld een beurs of meeting).
• Je komt het land binnen via lucht of zee (dus geen grensovergang over land).

Lang verblijf (langer dan 90 dagen)

Ben je van plan om langer dan 90 dagen zakelijk in Amerika te verblijven? Dan heb je in de meeste gevallen een visum nodig. Het type visum hangt af van de aard van je werkzaamheden:

• B1-visum: voor zakelijke doeleinden zonder indiensttreding in de VS (bijv. onderhandelingen, klantbezoeken, conferenties).
• L1-visum: voor interne overplaatsing binnen een internationaal bedrijf.
• H1B-visum: voor tijdelijke tewerkstelling in een gespecialiseerd beroep.

Visumaanvragen zijn complex en kennen lange wachttijden. Begin hier dus ruim op tijd mee, vaak 2 tot 3 maanden voor vertrek. Houd ook rekening met een verplichte interviewafspraak bij het Amerikaanse consulaat. Meer informatie over de verschillende visa vind je op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Verzekeringen

Zorgverzekering

De Verenigde Staten kennen geen publiek zorgstelsel zoals Nederland. De medische kosten kunnen daar torenhoog zijn, zelfs voor een kleine ingreep. Sluit daarom altijd een zorgverzekering af die volledige dekking biedt tijdens je verblijf in de VS, inclusief medische repatriëring.

Voor kort verblijf is een aanvullende reisverzekering met medische dekking vaak voldoende. Voor lang verblijf is een expat- of internationale zorgverzekering aan te raden.

Reisverzekering

Een goede zakelijke reisverzekering is essentieel, ongeacht de duur van je verblijf. Zaken zoals vluchtvertragingen, verloren bagage, annuleringen en juridische bijstand kunnen anders flinke financiële en operationele gevolgen hebben.

Let bij het afsluiten van een polis op:

• Dekking bij zakelijke reizen
• Inbegrepen apparatuur (zoals laptop of zakelijke telefoons)
• Wereldwijde dekking (inclusief de VS)

Wat valt er onder een kort verblijf?

Onder een kort verblijf valt elk bezoek aan de VS van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Dit type bezoek is geschikt als je:

• Beurzen of congressen bezoekt
• Korte klantgesprekken of presentaties houdt
• Tijdelijk advieswerk verricht zonder lokaal dienstverband

Wat valt er onder een lang verblijf?

Bij een lang verblijf in de VS werk je doorgaans voor een Amerikaanse vestiging of ben je langdurig betrokken bij een project. Dit geldt bijvoorbeeld als je:

• Tijdelijk wordt uitgezonden door je Nederlandse werkgever
• Langer dan 90 dagen werkt aan een project of opdracht
• In loondienst gaat bij een Amerikaans bedrijf

Hoe bereid je je zakelijk voor op Amerika

Naast de juiste documenten en verzekeringen, is ook het voorbereiden op zakelijke cultuurverschillen van groot belang. De Amerikaanse zakelijke cultuur lijkt soms op de Nederlandse, maar er zijn belangrijke verschillen.

Zakelijke etiquette in Amerika

De Amerikaanse zakelijke etiquette kent eigen gewoonten en verwachtingen. Wie deze goed begrijpt en toepast, maakt een sterke indruk en bouwt sneller waardevolle relaties op.

• Tijd is geld: Amerikanen waarderen punctualiteit en efficiëntie zeer sterk. Te laat komen wordt gezien als gebrek aan respect.
• Informeel formeel: Amerikanen zijn vriendelijk en direct, maar formaliteit blijft belangrijk in de eerste contacten. Gebruik Mr. of Ms. gevolgd door de achternaam, tenzij expliciet aangegeven.
• Visitekaartjes: Visitekaartjes uitwisselen is gebruikelijk. Geef je kaartje op een eenvoudige en vriendelijke manier, zonder te veel ceremonieel.
• Pitch en presentatie: Wees voorbereid om jezelf en je bedrijf bondig te ‘pitchen’. Amerikanen waarderen enthousiasme en zelfvertrouwen.

Kleding en presentatie

Bij zakelijk reizen naar Amerika speelt je persoonlijke uitstraling een belangrijke rol. De juiste kledingkeuze draagt niet alleen bij aan een positieve eerste indruk, maar kan ook het verschil maken bij onderhandelingen en vergaderingen.

• Dress to impress: Zakelijke kleding verschilt per sector. In financiële en juridische sectoren is formele kleding nog steeds de norm, terwijl techbedrijven vaak informeler zijn. Informeer je vooraf goed.
• Verzorging: Zorg dat je er netjes en verzorgd uitziet. Amerikanen letten op persoonlijke presentatie en details zoals nette schoenen en accessoires.

Taal en communicatie

Engels is vanzelfsprekend de voertaal. Amerikanen waarderen duidelijke en directe communicatie zonder te veel omwegen.

Regionale verschillen:

• In New York en het Noordoosten zijn mensen direct en resultaatgericht.
• In Californië en de Westkust is de sfeer meer ontspannen, met aandacht voor innovatie en samenwerking.

Tips & tricks voor een zakenreis naar Amerika

Een goede voorbereiding gaat verder dan alleen het boeken van een ticket. Met de onderstaande extra’s haal je het meeste uit je zakenreis.

Lokale simkaart of eSIM

Amerikaanse telecom is duur voor buitenlandse gebruikers. Een eSIM van aanbieders zoals Holafly of Airalo kan uitkomst bieden. Hiermee vermijd je torenhoge roamingkosten.

Creditcard is noodzakelijk

In de VS is een creditcard essentieel: voor autohuur, hotelboekingen en soms zelfs voor toegang tot bepaalde gebouwen of diensten. Zorg er daarom voor dat je een zakelijke creditcard bij je hebt.

Houdt rekening met binnenlandse vluchten

Amerika is groot. Binnenlandse vluchten zijn dan ook een belangrijk onderdeel van veel zakenreizen. Boek deze op tijd om hoge kosten te vermijden en houd rekening met strengere security checks.

Geen gedoe, geen risico’s: laat je zakenreis slim organiseren

Zakelijk reizen naar Amerika vraagt om zorgvuldige voorbereiding: van vluchten en hotels tot visumaanvragen, lokale transfers en het voldoen aan regelgeving. Het uitbesteden van je zakelijke reizen aan een ervaren travel management company zoals Schiphol Travel International levert tijdswinst op, verlaagt risico’s en verhoogt het comfort voor jouw reizigers.

Schiphol Travel International biedt jouw onderneming exclusieve ondersteuning met een persoonlijke Account Manager die jouw zakenreizen van A tot Z regelt. Met jarenlange ervaring, wereldwijde contacten en exclusieve deals wordt jouw zakelijke reis naar Amerika efficiënter en voordeliger. Focus op je business, Schiphol Travel regelt de rest.

Lees over alle voordelen van het werken met een zakenreisbureau.

Wat maakt Schiphol Travel uniek?

• Een persoonlijke Account Manager, altijd beschikbaar
• Wereldwijde inkoopkracht en slimme technologieën die kostenbesparingen tot 30% opleveren. Lees meer over Inkoop Travel Management.
• Volledig gecertificeerd en directe toegang tot exclusieve vliegtarieven via NDC
• Eigen 24/7 reisservice op Schiphol-Centrum
• Overzichtelijke en handige Schiphol Travel App voor inzicht en controle
• Data-analyse via geavanceerde technologieën
• Inzage in de bestedingen van je organisatie op het gebied van zakelijke reizen met Swiss Data Technologies
• Persoonlijke 5-sterren service afgestemd op jouw wensen en organisatie
• Advies op maat over duurzaamheid en kostenbesparing

Meer weten? Ontdek hoe Schiphol Travel International jouw zakelijke reizen naar Amerika gemakkelijker en efficiënter maakt via Schiphol Travel – Zakenreizen.