Zakelijk reizen naar Zwitserland: alles wat je moet weten

Het plannen van een zakenreis, voor jezelf of je medewerkers, lijkt in eerste instantie eenvoudig. Je boekt een vlucht, regelt een hotel, en daarmee is de reis geregeld. Toch komt er bij een zakelijke reis naar Zwitserland nét wat meer bij kijken. Denk aan vergunningen, verzekeringen en zakelijke etiquette. In dit artikel vertellen we je alles over het zakelijk reizen naar Zwitserland. Waar moet je rekening mee houden op zakelijk gebied? Wat moet je regelen als je voor een kort verblijf gaat? En wat voor een lang verblijf? Lees verder.

Waarom zakelijk reizen naar Zwitserland populair is

Zwitserland staat bekend om haar stabiele economie, zakelijke innovatie en internationale allure. Grote steden zoals Zürich, Genève en Basel zijn hotspots voor financiële instellingen, techbedrijven en farmaceutische multinationals. Zo is Zwitserland geen lid van de EU, maar wel nauw verbonden via diverse verdragen. Dat maakt het land aantrekkelijk voor internationale bedrijven en conferenties. Daarnaast zijn Zwitsers punctueel, georganiseerd en uiterst professioneel. Dit sluit goed aan bij de Nederlandse zakelijke cultuur.

Wat heb je nodig?

Voor zowel een kort als lang verblijf zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Blijf je langer dan 90 dagen in Zwitserland voor werk? Dan verandert er wat aan de regels. Zakelijk reizen naar Zwitserland krijgt dan een meer administratief karakter.

1. Reisdocumenten

Kort verblijf (tot 90 dagen)

Als EU-burger kun je voor tijdelijke tewerkstelling vaak volstaan met een melding bij het Zwitserse kanton. Voor Nederlandse staatsburgers is een paspoort of ID-kaart voldoende. Je hebt geen visum nodig voor een kort zakelijk verblijf, zolang het onder de 90 dagen blijft. Let wel op dat je paspoort of ID nog minimaal geldig is tot na je vertrekdatum.

Lang verblijf (langer dan 90 dagen)

Ga je langer dan 90 dagen zakelijk verblijven in Zwitserland? Dan is een verblijfsvergunning verplicht. Deze aanvraag loopt meestal via je werkgever of het bedrijf dat je ontvangt. Houd rekening met wachttijden; dien je aanvraag ruim van tevoren in. Bij verblijf langer dan drie maanden ben je verplicht je in te schrijven bij de lokale gemeente.

2. Verzekeringen

Zorgverzekering

In Zwitserland is een zorgverzekering verplicht als je er langer verblijft. Zelfs bij tijdelijke detachering. Voor korte reizen is je Nederlandse zorgverzekering vaak voldoende, mits je een Europese zorgverzekeringskaart (EHIC) bij je hebt. Check dit van tevoren.

Reisverzekering

Een goede reisverzekering met zakelijke dekking is essentieel. Denk hierbij aan vergoeding voor vertraagde vluchten, verloren bagage of het moeten annuleren van een afspraak. Let erop dat je polis specifiek zakelijke reizen dekt.

Wat valt er onder een kort verblijf?

Een kort verblijf betekent dat je maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen in Zwitserland verblijft. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je:

• Deelneemt aan een beurs of congres
• Korte klantbezoeken of vergaderingen hebt
• Tijdelijk advieswerk verricht zonder indiensttreding

Wat valt er onder een lang verblijf?

Een lang verblijf is wanneer je langer dan 90 dagen in Zwitserland verblijft of structureel werkzaamheden uitvoert. Denk aan:

• Tijdelijke uitzending via je Nederlandse werkgever
• Projecten die meerdere maanden duren
• Een opdracht waarbij je in Zwitserland komt wonen

Hoe bereid je je zakelijk voor op Zwitserland

Naast documenten en huisvesting is ook zakelijke voorbereiding essentieel. Zwitserland heeft zijn eigen cultuur en verwachtingen, die je niet moet onderschatten.

Zakelijke etiquette

• Punctualiteit is belangrijk: Zwitsers zijn extreem stipt. Kom je te laat, dan wordt dat gezien als onprofessioneel.
• Aanspreekvorm: Gebruik ‘Herr’ of ‘Frau’ + achternaam, zeker bij eerste ontmoetingen. Het gebruiken van de voornaam komt pas later.
• Visitekaartjes: Overhandig je kaartje aan het begin of einde van het gesprek, maar doe het op een respectvolle manier. Bekijk het kaartje dat je krijgt – dat wordt gewaardeerd.

Kleding en presentatie

• Business attire: Formele kleding is de norm in Zwitserland, vooral in sectoren als finance en consultancy. Een net pak of mantelpak is dus geen overbodige luxe.
• Verzorging: Zwitsers letten op detail. Je schoenen, tas, horloge – alles telt mee.

Taal en communicatie

Zwitserland heeft vier officiële talen: Duits, Frans, Italiaans en Reto-Romaans. Engels wordt in het zakenleven veel gebruikt, maar het loont om je aan te passen aan de lokale taal.

• In Zürich en Basel is (Zwitser-)Duits de norm.
• In Genève wordt vooral Frans gesproken.
• Engels werkt prima, maar een paar woorden in de lokale taal worden enorm gewaardeerd.

 

Handige extra’s voor zakelijk reizen naar Zwitserland

Naast de basisdocumenten en etiquette zijn er een paar extra zaken die jouw zakenreis naar Zwitserland net even makkelijker maken. Die benoemen we hieronder voor je.

Lokale simkaart of eSIM

Zwitserland valt buiten de EU-roaming. Gebruik je je Nederlandse bundel, dan kan je datafactuur flink oplopen. Een Zwitserse simkaart of eSIM met data is daarom aan te raden. Holafly is één van de eSIM aanbieders in Zwitserland.

OV-kaarten en mobiliteit

Met de Swiss Travel Pass reis je voordelig met de trein, tram en bus. Aangeraden als je veel moet reizen binnen Zwitserland. Een alternatief is Uber, maar deze ritten zijn over het algemeen duur. Uber is beschikbaar in de grote steden.

Tijd voor ontspanning

Een succesvolle zakenreis is ook een kwestie van balans. Plan bewust tijd in om even op adem te komen. Een korte wandeling langs het Meer van Zürich of een bezoek aan de oude binnenstad van Bern kan wonderen doen.

Focus op je business, wij doen de rest

De voorbereiding van een zakenreis naar Zwitserland vergt veel: van het regelen van vluchten en hotels tot visumaanvragen, vergaderlocaties, lokale transfers en naleving van regelgeving. Dat regel je er niet zomaar ‘even bij’. Door je zakelijke reizen uit te besteden aan een travel management company, bespaar je niet alleen tijd, maar verminder je fouten en verhoog je het comfort van je reizigers.

De Accountmanagers van Schiphol Travel International nemen die zorg volledig uit handen. Voor jouw onderneming koppelen wij één of meerdere van deze fulltime business travel consultants exclusief aan je onderneming. Je onderneming krijgt hiermee een eigen exclusieve reisservice op Schiphol-Centrum, 24 uur per dag. Dankzij hun jarenlange ervaring, wereldwijde netwerk en toegang tot exclusieve deals, wordt jouw zakenreis naar Zwitserland niet alleen efficiënter, maar ook voordeliger.

Wat maakt Schiphol Travel uniek?

• Vaste Account Manager als persoonlijk aanspreekpunt
• Tot 30% kostenbesparing dankzij wereldwijde inkoop en slimme technologie
• Volledig gecertificeerd voor NDC: toegang tot de scherpste en exclusieve vliegtarieven
• Eigen reisservice op Schiphol-Centrum, 24/7 beschikbaar
• Inzicht in je reis met de Schiphol Travel App
• Inzage in de bestedingen van je organisatie op het gebied van zakelijke reizen met Swiss Data Technologies
• 5-sterren service, afgestemd op jouw organisatie en reizigersprofielen
• Advies op maat over kortingen, duurzaamheid en beleid

Meer weten? Ontdek hoe Schiphol Travel International jouw organisatie kan ondersteunen via Schiphol Travel – Zakenreizen.